Печать
У Т В Е Р Ж Д А Ю:

"____"__________________ 20 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря

1. Общие положения

Основной сферой деятельности секретаря является осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности в организации.

Секретарь назначается и освобождается от должности приказом исполнительного директора ……………………………На время отсутствия замещается другим секретарём по распоряжению исполнительного директора …….. Секретарь непосредственно подчиняется ………………………..

Квалификация

Образование

Высшее или среднее специальное

Опыт работы

Не менее двух лет

Знание

компьютера

1.Общие навыки работы с компьютером в среде Windows 98/2000.

2. Уверенная работа с файлами, папками, работа в сети, печать и прочее.

3. Офисные программы: MS Word, MS Excel.

4. Машинопись. Не менее 200 знаков/мин.

5. Уверенная работа в Интернет.

6. Электронная почта. (Работа в программе The Bat!)

7. Оргтехника:

Работа с копировальным аппаратом. Работа с факсом.

Желательно: Начальный уровень Corel Draw;

Начальный уровень Photoshop;

Начальный (минимальный) уровень MS Access;

Работа со сканером

Программы распознавания текста.

Деловые качества:

Профессиональные навыки секретарской работы

Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи

Опыт организаторской работы

Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов

Эффективность, надежность, ответственность

Готовность принимать на себя ответственность по поставленным руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций. Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение

Самостоятельность, инициатива

Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения

Тактичность, дипломатичность

Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях

Пунктуальность

Это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний

Лояльность, преданность работе

Предвидение

Личные качества

Внешний вид

Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки

Особенности характера

Любезность и внимание, как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора.

Отзывчивость, умение адаптироваться

Готовность помочь другим в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок.

Интересы

Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности организации.

Вежливость

Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело

Обучаемость

Независимость

Секретарь обязан руководствоваться в своей работе:

- миссией Предприятия;

- должностной инструкцией секретаря;

- постановлениями, распоряжениями, приказами и другими руководящими документами, касающимися деятельности организации и ведения делопроизводства;

твёрдо знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации,

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства - положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства

- методы оформления и обработки документов; архивное дело;

- машинопись; стенографию;

- правила орфографии и пунктуации

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм

- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами

- порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации

- основы организации труда;

- основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и

- нормы охраны труда.

2. Направления деятельности

Секретарь отвечает за поддержание и развитие документооборота предприятия

Секретарь отвечает за выполнение следующих задач:

· Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя или его подразделений.

· Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

· Ведёт делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений,

· Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю.

· Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

· Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

· Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

· Организует проведение телефонных переговоров, записывает полученную информацию и доводит до сведения ее содержание.

· Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения сотрудников информацию, полученную по каналам связи.

· По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

· Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

· Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

· Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

· Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для работы, или вводит текущую информацию в банк данных

· Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

· Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

· Копирует документы на персональном ксероксе.

· Стенографирует тексты подготавливаемых приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на компьютере или вводом информации в банк данных.

· Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике.

3. Критерии эффективности деятельности

и ответственность

Эффективность деятельности секретаря оценивается по следующим критериям:

№ п/п	Критерий эффективности	Шкала оценки	Ответственность (поощрение и наказание)
1	2	3	4
1	Наличие и выполнение регламента по делопроизводству и иных регламентирующих документов (например, номенклатуры дел)	Регламентирующие документы и отчеты по работе	Материальная или административная
2	Отлаженная процедура подписи документов	Описание процедуры и результаты проверки хода ее выполнения	Материальная или административная
3	Рабочие документы ОФ оформлены по единому стандарту, размещены и хранятся в соответствующих местах, в т.ч. и в электронном виде	Наличие необходимых атрибутов, результаты мониторинга документов ОФ	Материальная или административная
4	Корректно организованная работа с посетителями (в т.ч. место ожидания и пр.)	Отзывы посетителей	Материальная или административная
5	Наличие и выполнения плана личного и профессионального развития	План и ход его выполнения	Материальная или административная
6	Корректное и доброжелательное отношение к коллегам	Отзывы коллег	Материальная или административная
7	Ухоженность на «кухне» офиса и постоянное наличие необходимого запаса чая, сахара и проч.	Состояние кухни	Материальная или административная
8	Соответствие личностным и профессиональным требованиям	Результаты аттестации	Материальная или административная
9	Своевременная подача регулярных документов (отчетов за месяц, планов)	Отчет и планы с датами их подачи	Материальная или административная

4. Права

В целях полного и качественного выполнения возложенных на секретаря должностных обязанностей ему предоставляются следующие права:

- пользоваться всеми ресурсами, имеющимися в наличии Предприятия;

- получать любую информацию, имеющуюся в Предприятии, необходимую для осуществления своей работы;

- аргументировано отстаивать перед исполнительным директором Фонда свои действия и поступки, совершенные по собственной инициативе без ведома руководителя (или в его отсутствие);

- истребовать установленным порядком и в установленные сроки необходимую информацию и данные от должностных лиц Фонда, определенных настоящей инструкцией;

- выходить (обращаться за помощью) к исполнительному директору Фонда с предложениями по любым вопросам, связанным с его служебной деятельностью и развитием организации;

- возможность обучаться за счёт организации по предварительному согласованию с руководителем;

- пользоваться социальными льготами;

5. Информация. Связи по должности

Секретарь в целях полного и качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей получает следующую информацию:

№ п/п	Поставщик	Проблематика	Периодичность
1	Генеральный директор	- информация о планируемых сроках организации семинаров, собраний, совещаний; - информация об изменениях политики Фонда; - информация о структурных изменениях в работе Фонда; - информация об изменениях правил внутреннего трудового распорядка; - планы организации на будущий месяц, в части, касающейся секретариата;	Постоянно, по мере поступления По мере поступления Постоянно, по мере поступления Незамедлительно Постоянно
2	IT-отдел	- о профилактических работах; - о выходе из строя оргтехники; - об установках новых компьютерных программ; - об изменениях в расписании IT-отдела; - о сроках компьютерной аттестации;	Незамедлительно Постоянно По мере поступления Незамедлительно Постоянно
3	Бухгалтерия	- об изменениях в режиме работы бухгалтерии; - о наличии новых образов отчётных документов, касающихся работы секретаря;	Незамедлительно По мере поступления
4	Отдел «Образовательных программ»	- о дате рассмотрении заявок и проектов; - о результатах рассмотрения заявок и проектов членами экспертного совета; - о дате организации семинаров по составлению заявок и проектов;	Постоянно Незамедлительно Постоянно

6. Отчетность

Секретарь в целях эффективного взаимодействия между подразделениями Предприятия отдает следующую информацию:

№ п/п	Адресат	Проблематика	Периодичность
1	Генеральный директор	Перспективные планы по работе, а также по личному и профессиональному развитию Ежемесячная отчетность Ежемесячные планы Пожелания по работе, приходящие от клиентов Резюме собеседования с руководителем (персонального собеседования или при общем собрании — в части касающейся непосредственно секретариата) Протоколы общих собраний	До 1 – 3 числа след. мес. До 17 числа пред. мес. По мере появления Через 30 минут после встречи В течении 2-х дней, после собрания
2	Бухгалтерия	- табель учёта использования рабочего времени; - авансовый отчёт; - раздаточную ведомость;	До 01 числа следующего месяца По истечении срока на который выданы денежные средства (не позднее 1 числа следующего месяца) В день совершения операции
3	Отдел «Образовательных программ»	- информация о наличии поступивших на рассмотрение заявок (сами заявки); - информация о наличии поступивших на рассмотрение проектов (сами проекты); - протоколы собраний членов экспертного совета;	Постоянно, по мере поступления Постоянно, по мере поступления Постоянно

7. Требования к оснащению рабочего места

Наличие комфортабельного рабочего места (просторное, хорошо освещённое и проветриваемое помещение).

Оборудование рабочего места:

- компьютерной и оргтехникой;

- удобной и практичной мебелью (большой компьютерный стол, удобный мягкий стул, книжный шкаф, запирающаяся тумбочка – для хранения документов);

- канцелярскими принадлежностями;

- телефон с возможностью переадресации звонков.

8. Режим работы

Рабочий график с 8:00 до 20:00 1 и 3 неделя. 2 и 4 неделя по четвергам и пятницам с 10:00 до 20:00 в паре со вторым секретарем.

Суббота и воскресенье выходные в рабочую неделю не входят.

Отпуск — 28 календарных дней, из них две недели входят в общефондовский двухнедельный отпуск в конце июля — начале августа. Оставшиеся две недели отпуска отгуливаются по личному усмотрению, но не одновременно с другим секретарем.

При возникновении форс-мажорных обстоятельств секретарь имеет право взять дополнительные выходные в счет отпуска или неоплачиваемые.

При необходимости секретарь может привлекаться к сверхурочным работам для выполнения основных обязанностей при обязательном согласовании с исполнительным директором в счет смещения выходных дней или за дополнительную плату.

9. Заработная плата

Испытательный срок —……...

Требования — соответствие квалификационным требованиям должностной инструкции, результаты предварительного собеседования.

Уровень «Специалист» —…………. Вводится постепенно, на основании результатов аттестаций, в том числе и по окончании испытательного срока.

Требования — высшее образование, дополнительное образование (курсы, семинары, тренинги и пр.) по специальности, знание (без прохождения проф. тестов) иностранного языка, наличие согласованного и выполняемого плана личного развития, прохождение дополнительно оговоренных тестов на профессиональную компетенцию. Необходимо также обладать личностными качествами, перечисленными в документе «Личностные качества сотрудника Предприятия».

Дополнительно: Существуют надбавки за владение языком, — свободное владение (подтверждённое тестами) иностранным (английским или французским) языком — прибавка к зарплате эквивалентная 100$/язык. Данные надбавки вводятся постепенно, т.е. вознаграждается владение языком на разных уровнях (в соответствии с пройденными тестами).

10.Материальная ответственность

Секретарь несёт полную материальную ответственность за всё оборудование, входящее в состав его рабочего места, а также за всё оборудование, используемое им в работе (во время работы на этом оборудовании).

Генеральный директор Предприятия_________________ ………………………

Секретарь _________________

« » ______________200 г.

• • • • •